Personallisten - Was sagt das Gesetz?

Personallisten müssen sicherstellen, dass Sie die Kontrolle über jeden haben, der in der Organisation arbeitet, einschließlich unbezahlter und angestellter Mitarbeiter. Aber sind Personallisten in allen Unternehmen Pflicht?

8 häufig gestellte Fragen und Antworten zu Personallisten

Wenn Sie Personalverantwortung haben, können viele Fragen auftauchen. Sie stellen sich vielleicht Fragen wie:

- Erhalten Sie Bußgelder, wenn Sie Stundenzettel nicht führen?
- Kommen die Behörden zu unangekündigten Kontrollen?
- Befolgt mein Unternehmen das Personallistengesetz?

In diesem Artikel beantworten wir die bekanntesten Fragen zu Personallisten. Sollten Sie weitere Fragen haben oder eine Anleitung benötigen, wie Sie das bestmögliche System erhalten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um zu sehen, welche Lösung wir anbieten können.

1. Muss jeder Personallisten / Arbeitszeitnachweise führen?

Nein, es ist nicht in allen Branchen gesetzlich vorgeschrieben, Personallisten zu führen. Dennoch kann das Führen von Arbeitszeitnachweisen zu mehr Kontrolle im Unternehmen beitragen, insbesondere wenn Sie digitale Systeme nutzen. Mit Visual Registration muss es nicht zeitaufwändig oder kompliziert sein, Stundenzettel zu führen – denn alle Mitarbeiter können sich einfach direkt in der App selbst ein- und auschecken. Alternativ können Sie am Arbeitsplatz ein Tablet aufstellen, an dem alle ein- und ausstempeln.

2. Wer muss Personallisten führen?

In einigen Branchen gibt es traditionell Schwarzarbeit, weshalb die Behörden Branchen wie den folgenden besondere Aufmerksamkeit widmen: 

  • Restaurants
  • Friseure und Schönheitspflege
  • Autowerkstatt und Autopflege

In den oben genannten Branchen müssen sowohl die Mitarbeiter als auch der Geschäftsführer und alle Eigentümer, die arbeiten, Arbeitszeitnachweise führen.

Muss der Inhaber eines Einzelunternehmens Arbeitszeitnachweise führen?

In den oben genannten Branchen muss der Eigentümer, auch wenn er alleine arbeitet, Arbeitszeitnachweise führen.

4. Welche Branchen sind teilweise zur Führung von Arbeitszeitnachweisen verpflichtet?

Von der Pflicht zur Führung und Führung eines Personalverzeichnisses ist man grundsätzlich befreit, wenn mindestens 75 Prozent des Umsatzes mit Unternehmen erzielt werden, für die keine Personalverzeichnispflicht besteht.

  • Beispiel: Ein Hotel, dessen Umsatz aus Zimmervermietung und Gastronomie besteht. Die Erlöse aus der Gastronomie machen zwischen 15 und 18 Prozent des Gesamtumsatzes aus. Das Hotel ist dann von der Verpflichtung zur Führung eines Personalverzeichnisses befreit.

5. Unterliegen die Behörden unangekündigten Kontrollen?

Die Behörden kommen für unangekündigte Kontrollen und dann müssen Sie Folgendes bereithalten, um Gebühren zu vermeiden:

  • Um die Liste auf Papier ausdrucken zu können, bzw
  • Um es auf dem Bildschirm zu präsentieren

6. Können Sie Bußgelder bekommen? Und wie hoch ist das Bußgeld oder das Zwangsgeld?

Ja, Sie bekommen ein Zwangsgeld.

  • Die Gebühr für Mängel bei der Personalliste beträgt 10 Gerichtsgebühren für den ersten Verstoß
  • Die Gebühr für die Wiederholung der fehlenden Personallisten beträgt 20 Gerichtsgebühren
  • Dazu kommen noch 2 Platzgeld für jede fehlende Person

Das sind lästige Folgen, die sich beim Führen von Personallisten mit Visual Registration leicht vermeiden lassen!

7. Können Personallisten elektronisch geführt werden?

Ja, es ist durchaus möglich und eine sehr effektive Lösung, solange Sie können:

  • Drucken Sie die Liste auf Papier aus, oder
  • Präsentieren Sie es auf dem Bildschirm
Lesen Sie, wie der Jensen Beach Golf Club sowohl Zeit als auch Kosten gespart hat, indem er auf die Verwendung des visuellen Registrierungssystems sowohl für Personallisten als auch für tägliche Checklisten umgestellt hat.

8. Können Sie Personallisten in Excel oder Word führen?

Es ist möglich, Personallisten in Excel oder Word zu führen, aber dann müssen Sie sich bewusst sein, dass:

  • Sie müssen die Dateien in einem nicht bearbeitbaren Format speichern
  • Die Dateien müssen auf Wunsch ausgedruckt oder direkt am Bildschirm angezeigt werden können

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Von Torun Sleire Torblå - Zugelassener Wirtschaftsprüfer.

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